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Informativa sulla riservatezza e consenso al trattamento dei dati

Regolamento Europeo in materia di Protezione dei Dati Personali (2016/679)

 

- Nuovo regolamento europeo.

- Documentazione GDPR da sottoscrivere

- Responsabile del trattamento

 

Premesse

Si prega di leggere attentamente il presente atto prima di accedere ai servizi di ITALSI tramite computer o tramite applicazione mobile (App).

Il presente atto costituisce la “INFORMATIVA SULLA RISERVATEZZA”, progettata e predisposta ai sensi ed in attuazione della vigente normativa comunitaria ed italiana concernente la protezione dei dati personali delle persone e quindi, in particolare, delle seguenti norme:

– Regolamento UE n. 679 del 27 aprile 2016 (GDPR) sul trattamento e sulla libera circolazione dei dati personali;

– D. Lgs 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

La registrazione a ITALSI e comunque l’inizio dell’utilizzazione dei suoi servizi da parte dell’utente di ITALSI (in seguito anche “UTENTE”) significano e provano a tutti gli effetti che lo stesso UTENTE:

– ha prestato il consenso al trattamento dei dati personali;

– ha letto ed accettato il presente atto e tutte le dichiarazioni, comunicazioni e condizioni qui contenute;

– ha letto ed accettato le condizioni di contratto tra lo stesso UTENTE e ITALSI (in seguito indicate anche come il CONTRATTO).

Si chiede pertanto agli Utenti che non dovessero accettare quanto contenuto nel presente atto, o nelle future sue versioni aggiornate, di non procedere con l’utilizzo di ITALSI.

Anche a tal fine l’UTENTE ha il dovere di verificare periodicamente, in particolare all’indirizzo web https://www.italsi.it/privacy.html, la versione più recente del presente atto, che potrà cambiare anche, tra gli altri motivi, a seguito di interventi del Garante italiano per la protezione dei dati personali.

Tutto ciò premesso,

Art. 1) Valore delle premesse

Le premesse fanno parte integrante del presente atto.

Art. 2) Prestazione del consenso al trattamento dei dati personali

Con la registrazione a ITALSI e comunque con l’inizio dell’utilizzo dei relativi servizi, l’UTENTE presta espressamente il consenso a che ITALSI tratti i dati personali che lo stesso UTENTE comunica e/o inserisce nel software di ITALSI per l’utilizzazione dei servizi.

Affinché il consenso così prestato sia correttamente informato, si forniscono nei successivi articoli le informazioni concernenti le modalità con le quali ITALSI effettua il trattamento e i particolari oneri posti a carico di ITALSI e anche dell’UTENTE riguardo alla tutela dei dati.

Art. 3) Trattamento dei dati personali da parte di ITALSI

I dati personali dell’UTENTE saranno trattati da ITALSI srls, con sede legale in Milano, Piazza 4 novembre 4 CAP 20124, email info@italsi.it (per i n. di telefono, sono validi quelli indicati nel sito web).

I dati personali dell’UTENTE saranno concretamente trattati dagli amministratori di ITALSI e da personale autorizzato di questa, preparato e di fiducia, nel rispetto dei criteri e degli obblighi di riservatezza e tutela dei dati personali previsti dalla normativa comunitaria ed italiana.

ITALSI utilizza, per il trasferimento dei dati, il protocollo di sicurezza “https”, effettua un backup completo ogni 24 ore ed utilizza le altre misure di sicurezza indicate nell’apposita pagina “sicurezza” del sito web, che sarà aggiornata ogni qualvolta vi saranno novità ed implementazioni.

Art. 4) Fonte dei dati personali dell’Utente

I dati personali forniti dall’UTENTE sono raccolti da ITALSI direttamente presso lo stesso UTENTE, che li inserisce autonomamente negli appositi campi previsti nei moduli web e mobile.

Art. 5) Finalità del trattamento dei dati personali

ITALSI tratta i dati personali inseriti dall’UTENTE per le seguenti finalità:

esecuzione del contratto tra ITALSI stessa e l’UTENTE;

gestione documentale connessa alla corretta esecuzione dei servizi di ITALSI acquistati dall’UTENTE (ad es. gestione del sistema di archiviazione dei documenti negli archivi-UTENTE, della reportistica, del sistema di condivisione documenti con i terzi indicati e/o scelti dall’UTENTE, etc.);

contatti e corrispondenza tra ITALSI e lo stesso UTENTE;

corretta manutenzione dei servizi di ITALSI;

gestione amministrativa e contabile interna di ITALSI dei dati personali dell’UTENTE;

adempimenti di obblighi previsti dalla legge o da regolamenti;

adempimenti previsti da provvedimenti amministrativi o da ordini delle Autorità competenti.

Art. 6) Modalità di trattamento dei dati e durata del trattamento

In relazione alle finalità descritte nel precedente articolo, il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, cartacei, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità sopra evidenziate e comunque in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.

Il trattamento dei dati indicati dall’UTENTE potrà continuare fino a che l’account dell’UTENTE non sarà stato cancellato ai sensi dell’articolo 10 del CONTRATTO, sempre che la conservazione degli stessi dati non serva ancora a ITALSI al fine di comprovare un suo credito rimasto insoluto nei confronti dello stesso UTENTE.

Art. 7) Categorie di dati oggetto di trattamento

In relazione alle finalità descritte nel precedente articolo 5, ITALSI tratta dati personali diversi da quelli “sensibili” come i dati personali idonei ad individuare direttamente le caratteristiche razziali ed etniche, le convinzioni religiose, le opinioni politiche, lo stato di salute, la vita sessuale, le situazioni giudiziarie.

Art. 8) Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati

Per il perseguimento delle finalità descritte in precedenza, ITALSI necessita di comunicare i dati personali inseriti dall’UTENTE a soggetti terzi, che svolgono attività di trasmissione, imbustamento, trasporto e smistamento delle comunicazioni con l’UTENTE e tra l’UTENTE ed i terzi da questo stesso indicati nelle funzionalità di invio-dati e comunicazioni previste nei servizi di ITALSI.

I dati personali dell’UTENTE potranno inoltre essere resi noti alle Autorità Competenti in caso di ordine da parte di queste.

I dati trattati da ITALSI non sono oggetto di diverse diffusioni.

Art. 9) Diritti dell’UTENTE in tema di dati personali

In attuazione dei principi inerenti la tutela della riservatezza, l’UTENTE può esercitare, nei limiti imposti dai criteri di ragionevolezza e buon senso e dalle possibilità tecniche, i diritti di seguito indicati:

– può chiedere la conferma dell’esistenza o meno di dati che lo riguardano da esso stesso inseriti;

– può chiedere informazioni circa le finalità e le modalità del trattamento nonché la logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici automatizzati;

– può chiedere informazioni circa i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza;

– può chiedere la cancellazione e/o il blocco dei dati personali eventualmente trattati in violazione di legge;

– può chiedere, con richiesta espressa scritta inviata a ITALSI, la cancellazione dei dati da lui inseriti inseriti nell’eventuale ipotesi che i suoi autonomi tentativi di cancellazione non siano andati a buon fine;

– può chiedere l’aggiornamento, la rettificazione o, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati personali nelle ipotesi in cui non possa farlo autonomamente;

– può opporsi, per motivi legittimi e rilevanti, al trattamento di dati personali che lo riguardano che ecceda il trattamento necessario a ITALSI per adempiere il contratto con l’UTENTE ed eseguire i servizi da questo acquistati;

– può opporsi al trattamento di dati personali conseguente ad attività informative e promozionali di ITALSI relative a nuovi servizi;

– può proporre, in caso di trattamento dei suoi dati personali intervenuti in ripetuta violazione di legge, proporre reclamo alle Autorità di controllo previste dalla legge ai sensi dell’art. 13, comma 2, lett. d) del GDPR;

– può chiedere, in caso di cessazione di ogni rapporto contrattuale con ITALSI, e nel caso che non sia riuscito a farlo autonomamente, l’ottenimento dei dati personali da lui inseriti in almeno uno dei formati strutturati di uso comune leggibili da dispositivo automatico (tale richiesta deve essere formulata al più tardi al momento della cessazione del rapporto contrattuale con ITALSI).

– ha il diritto di ottenere le risposte alle richieste qui previste in forma chiara, trasparente e concisa.

Le richieste qui previste possono essere presentate per iscritto a ITALSI mediante messaggio motivato di posta elettronica inviata alla casella info@italsi.it.

Art.10) Informativa sui cookies

Al fine di rendere i propri servizi il più possibile efficienti e semplici da utilizzare ITALSI può fare uso di cookies, che sono piccoli files che, quando l’UTENTE visita il sito web o l’applicazione mobile, vengono salvati nella directory del browser web del dispositivo dell’Utente. I cookies che possono essere usati da ITALSI servono a migliorare l’utilizzazione da parte dell’UTENTE dei servizi di ITALSI perché:

– consentono di navigare in modo efficiente da una pagina all’altra del sito web;

– memorizzano le preferenze inserite dall’UTENTE stesso;

– consentono di evitare di inserire le stesse informazioni (come nome utente e password) più volte durante la stessa visita.

– misurano l’utilizzo dei servizi da parte dell’UTENTE, per ottimizzare l’esperienza di navigazione e i servizi stessi.

L’installazione di cookies e di altri sistemi di tracciamento operata da soggetti terzi operanti nel web non può essere tecnicamente controllata; pertanto, ogni riferimento specifico a cookies e sistemi di tracciamento istallati da terzi operatori web che sia espressamente presente sul sito web e/o sull’applicazione mobile è da considerarsi meramente indicativo. Ogni qualvolta nelle pagine di ITALSI siano espressamente in funzione servizi di analisi del traffico e tracciamento delle registrazioni quali Google Analytics o altri strumenti di altri operatori web, l’UTENTE, per visionare la relativa informativa sulla riservatezza e per eventualmente evitare ogni tracciamento, dovrà utilizzare gli appositi tool messi a disposizione da quello specifico operatore web.

Art. 11) Obblighi speciali dell’UTENTE in tema di riservatezza dei dati personali e di terzi

Tenuto conto anche delle particolari modalità di funzionamento dei servizi offerti da ITALSI, così come peraltro descritte nel CONTRATTO (v. in particolare artt. 2 e 3), l’UTENTE è responsabile di tutti i dati di terzi da esso stesso inseriti e trattati nell’utilizzazione dei servizi acquistati da ITALSI, e ciò anche, e soprattutto, in tema di tutela della riservatezza dei dati personali di quegli stessi terzi.

Pertanto, ferme le attività e gli oneri di ITALSI volti a fornire una corretta sicurezza di tipo informatico dell’infrastruttura informatica di ITALSI ove quei dati saranno immessi, l’UTENTE riconosce ed accetta quanto segue:

– l’UTENTE è l’unico Titolare e responsabile dell’inserimento e del trattamento da esso stesso effettuati dei dati personali e di altro tipo da esso stesso inseriti nei propri spazi riservati in ITALSI e nei documenti ivi creati (es.: fatture, archivi, elenchi, rubriche, mail, etc.) soprattutto se inerenti i terzi suoi clienti, fornitori, collaboratori, etc., e assume, in relazione a tali inserimenti e trattamenti, ogni obbligo applicabile secondo la normativa comunitaria e italiana in materia di tutela e sicurezza dei dati personali, ivi incluso quello di informazione e necessaria preventiva acquisizione del consenso ove applicabile;

– l’UTENTE assume in via esclusiva le stesse Titolarità e responsabilità indicate al trattino precedente anche, e soprattutto, nel trasferimento dei dati in questione a terzi che lo stesso UTENTE (o chi per esso) dovesse effettuare attraverso i servizi offerti da ITALSI (quali l’invio mail al commercialista, etc.), considerato anche che l’invio attraverso internet è un passaggio di cui ITALSI non può in nessun modo garantire la sicurezza;

– inoltre, ITALSI non effettua alcun tipo di controllo e/o censura sui dati ed informazioni inseriti dall’UTENTE e nemmeno su quelli scambiati tra un UTENTE e l’altro e tra un UTENTE e terzi (ad esempio, gli utenti di secondo livello, il commercialista, collaboratori o altri), rispetto ai quali l’unico responsabile è e rimarrà sempre l’UTENTE stesso.

Altre disposizioni regolanti il rapporto tra UTENTE e dati di terzi sono contenute nell’articolo 3 del CONTRATTO tra Utente e ITALSI.

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